Блог

Новости от разработчиков Planado

Подчинённые могут работать лучше: как оптимизировать рабочий процесс с помощью чек-листов

12.09.2016

Владельцы бизнеса и руководители компании всегда думают о том, что и как можно улучшить, чтобы повысить эффективность работы сотрудников. Для этого используются различные технологии, начиная от цифровых, вроде виртуальных общих рабочих столов и корпоративных соцсетей заканчивая целыми комплексами систем контроля за сотрудниками, рабочим временем, приходами и уходами людей. Оптимизируются и рабочие пространства, например многие пришли к комфортным опенспейсам, которые настраивают на более творческий лад.

 

Однако одним из самых простых и недорогих для внедрения способов оптимизации рабочего процесса на протяжение десятков лет являются чек-листы.

 

Как выглядит чек-лист

 

Говоря простым языком, это такой список дел на день. Когда сотрудник выполняет очередную задачу из этого списка, она зачёркивается (или отмечается). Есть мнение, что чек-листы пришли к нам из авиации, где перед полётом первый пилот проверяет всё по специальному документу, а второй пилот проверяет то, как проверил первый. Позже создание чек-листов перешло и в корпоративную культуру.

 

В некоторых компаниях чек-лист пишется каждое утро на доске во время планёрки (такое часто практикуется, например, в СМИ). Зачастую чек-листы создаются в персональных блокнотах или ежедневниках. В некоторых компаниях используют вариант с разлинованным ватманом и стикерами.


photo532576499211204511.jpg

Для чего это нужно

 

Невозможно держать в голове всё, особенно, если план действий составлен не на ближайший час, а, например, на ближайшую неделю. Чек-лист также необходим для того, чтобы не пропустить важных шагов в определённых технологиях. Например, чек-лист с фразами для диалога оператора в колл-центре или чек-лист для настройки сложного оборудования.

 

Когда перед глазами есть план действий, работа идёт эффективнее, тем более, если порядок задач может быть случайным, их в чек-листе можно расположить по важности, таким образом можно быть уверенным, что не будет упущена какая-нибудь мелочь.Исключается возможность ошибок по невнимательности.

 

Благодаря чек-листам отпадает необходимость в долгом обучении сотрудников. Вместо того, чтобы несколько раз объяснять ему порядок действий, можно расписать его по пунктам в чек-листе.

 

Чек-листы и технологии

 

В эпоху гаджетов чек-листы весьма успешно переходят и в электронный вид. К примеру, их использование помогает значительно повысить эффективность труда выездных работников — от монтажников интернет-оборудования и строителей до уборщиков и курьеров.

 

Проконтролировать качество выполненных работ руководству компании довольно сложно – на каждый объект выезжать невозможно, а обратная связь от клиента далеко не всегда является объективной оценкой.

 

Также у большинства компаний сектора выездных услуг не существует прописанных стандартов решения задач, мобильный сотрудник просто выполняется набор действий, который, как ему кажется, позволит быстрее и лучше добиться результата.

 

Это рождает целый ряд проблем – невозможно гарантировать качество, важные этапы работы могут быть пропущены, оборудование установлено «на глаз» и т.д. Причём, качество работ не гарантирует и стаж работы сотрудников – ошибки допускают как новички, так и опытные мастера.

 

Использование «обычных» чек-листов на бумаге здесь вряд ли поможет, поскольку при удалённой работе очень сложно проконтролировать выполнение каждого пункта – ничего не мешает сотруднику отметить выполнение задачи, но не выполнить её.

 

Не помогает и внедрение практики составления фотоотчетов по завершению заказа. На фото далеко не всегда видно качество работы, есть сложности с передачей файлов в офис, многие «забывают» сделать фото и т.д.

 

Совсем другое дело, когда функция составления чек-листа автоматизирована и вынесена в специальное приложение, как это сделано в сервисе Planado. В нем чек-лист активируется при старте заказа - работник должен выполнять действия последовательно, проставляя «галочки» в приложении. Перескакивать через пункты нельзя - система не даст завершить наряд. По завершению работы с помощью того же приложения в офис отправляется фотоотчёт.

 

3.png

 

Это позволяет гарантировать соблюдение технологии — даже стремящиеся к оптимизации своего труда сотрудники не смогут «перегнуть палку» и пропустить важный шаг в ходе выполнения задачи. А новичкам наличие чек-листов, в которых четко прописана последовательность всех действий, помогает избежать ошибок

 

На чек-лист надейся

 

Внедрение в работу чек-листов и программных инструментов контроля, конечно, увеличивает эффективность работы и позволяет избежать многих ошибок, однако не решит сразу всех проблем. Очень важную роль играет грамотное руководство бизнесом: внедрение других технологий оптимизации работы, таких, например, как отслеживание местоположения сотрудника на карте, контроль его перемещений и времени, проведённом на рабочем месте.

 

Важно, чтобы сотрудники понимали, что подобные меры внедряются не для ущемления их свобод и прав, а для оптимизации и повышения эффективности рабочего процесса. И что помимо кнута есть и пряник — премии при достижении оговоренных результатов и т.п. Если руководители смогут донести до сотрудников причины внедрения дополнительных инструментов контроля и те преимущества, что это даст бизнесу и им лично, это станет большим подспорьем.

 

Конечно, всегда найдутся те, кто будут противиться применению технологичных средств и станут искать способы их обмануть — с такими людьми ничего сделать нельзя, ведь они думают не о хорошей работе, а о том, как лишний раз не напрячься и обмануть «начальство». Что делать с такими сотрудниками – каждый руководитель решает сам, но, в любом случае, их попытки «мухлевать» не останутся незамеченными.

 

Для тех же, кто может и хочет работать честно, чек-листы станут хорошим и удобным инструментом, который позволяет добиваться высоких результатов, и получать соответствующее вознаграждение.

Всё ещё не уверены?

Испытайте Планадо!

Оставьте заявку

и получите бесплатный доступ в онлайн-сервис Планадо в течение 14 дней.
Вы получите доступ в полную версию Планадо прямо сейчас, как только оставите заявку

Пожалуйста, заполните корректно все поля формы
Пожалуйста, подтвердите согласие с политикой конфиденциальности
Извините, по технической причине
письмо не может быть отправлено
Извините, этот домен уже занят
Не указано доменное имя
Имя домена должно быть не короче 3 и не длиннее 36 символов
Некорректные символы в имени домена
Пожалуйста, укажите вашу фамилию
Пожалуйста, укажите ваше имя
Не указано имя компании
Пожалуйста, укажите номер телефона
Неверный формат промокода
Этот промокод устарел, извините
Неизвестный промокод, извините
Запрос отправлен!
Благодарим за обращение.
Обычно мы предоставляем доступ в демоверсию сразу,
но что-то пошло не так и требуется участие наших специалистов.
Как только мы подготовим демоверсию, Вам придет электронное письмо
с реквизитами для доступа.

Поздравляем, демоверсия создана!

Зайдите в свою почту email, найдите письмо от Планадо
и перейдите по ссылке для активации демоверсии.

Вы уже создавали демоверсию!

Возможно, вы просто забыли, но вы уже создавали демоверсию Планадо.
Она доступна по адресу .
.planadoapp.com

Все поля обязательны для заполнения

Подтверждаю согласие с политикой конфиденциальности

Обратный звонок

Пожалуйста, укажите ваше имя
и корректный номер телефона
Пожалуйста, подтвердите согласие с политикой конфиденциальности
Пожалуйста, укажите ваш Skype ID
Извините, по технической причине
письмо не может быть отправлено
Сообщение отправлено!
Спасибо за проявленный интерес.
Подтверждаю согласие с политикой конфиденциальности

Оставить заявку

Пожалуйста, подтвердите согласие с политикой конфиденциальности
Подтверждаю согласие с политикой конфиденциальности