Блог

Новости от разработчиков Planado

Подчинённые могут работать лучше: оптимизация с помощью чек-листов

12.09.2016

Владельцы бизнеса и руководители компании всегда думают о том, что и как можно улучшить, чтобы повысить эффективность работы сотрудников. Для этого используются различные технологии, начиная от цифровых, вроде виртуальных общих рабочих столов и корпоративных соцсетей заканчивая целыми комплексами систем контроля за сотрудниками, рабочим временем, приходами и уходами людей. Оптимизируются и рабочие пространства, например многие пришли к комфортным опенспейсам, которые настраивают на более творческий лад.

 

Однако одним из самых простых и недорогих для внедрения способов оптимизации рабочего процесса на протяжение десятков лет являются чек-листы.

 

Как выглядит чек-лист

 

Говоря простым языком, это такой список дел на день. Когда сотрудник выполняет очередную задачу из этого списка, она зачёркивается (или отмечается). Есть мнение, что чек-листы пришли к нам из авиации, где перед полётом первый пилот проверяет всё по специальному документу, а второй пилот проверяет то, как проверил первый. Позже создание чек-листов перешло и в корпоративную культуру.

 

В некоторых компаниях чек-лист пишется каждое утро на доске во время планёрки (такое часто практикуется, например, в СМИ). Зачастую чек-листы создаются в персональных блокнотах или ежедневниках. В некоторых компаниях используют вариант с разлинованным ватманом и стикерами.


photo532576499211204511.jpg

Для чего это нужно

 

Невозможно держать в голове всё, особенно, если план действий составлен не на ближайший час, а, например, на ближайшую неделю. Чек-лист также необходим для того, чтобы не пропустить важных шагов в определённых технологиях. Например, чек-лист с фразами для диалога оператора в колл-центре или чек-лист для настройки сложного оборудования.

 

Когда перед глазами есть план действий, работа идёт эффективнее, тем более, если порядок задач может быть случайным, их в чек-листе можно расположить по важности, таким образом можно быть уверенным, что не будет упущена какая-нибудь мелочь.Исключается возможность ошибок по невнимательности.

 

Благодаря чек-листам отпадает необходимость в долгом обучении сотрудников. Вместо того, чтобы несколько раз объяснять ему порядок действий, можно расписать его по пунктам в чек-листе.

 

Чек-листы и технологии

 

В эпоху гаджетов чек-листы весьма успешно переходят и в электронный вид. К примеру, их использование помогает значительно повысить эффективность труда выездных работников — от монтажников интернет-оборудования и строителей до уборщиков и курьеров.

 

Проконтролировать качество выполненных работ руководству компании довольно сложно – на каждый объект выезжать невозможно, а обратная связь от клиента далеко не всегда является объективной оценкой.

 

Также у большинства компаний сектора выездных услуг не существует прописанных стандартов решения задач, мобильный сотрудник просто выполняется набор действий, который, как ему кажется, позволит быстрее и лучше добиться результата.

 

Это рождает целый ряд проблем – невозможно гарантировать качество, важные этапы работы могут быть пропущены, оборудование установлено «на глаз» и т.д. Причём, качество работ не гарантирует и стаж работы сотрудников – ошибки допускают как новички, так и опытные мастера.

 

Использование «обычных» чек-листов на бумаге здесь вряд ли поможет, поскольку при удалённой работе очень сложно проконтролировать выполнение каждого пункта – ничего не мешает сотруднику отметить выполнение задачи, но не выполнить её.

 

Не помогает и внедрение практики составления фотоотчетов по завершению заказа. На фото далеко не всегда видно качество работы, есть сложности с передачей файлов в офис, многие «забывают» сделать фото и т.д.

 

Совсем другое дело, когда функция составления чек-листа автоматизирована и вынесена в специальное приложение, как это сделано в сервисе Planado. В нем чек-лист активируется при старте заказа - работник должен выполнять действия последовательно, проставляя «галочки» в приложении. Перескакивать через пункты нельзя - система не даст завершить наряд. По завершению работы с помощью того же приложения в офис отправляется фотоотчёт.

 

3.png

 

Это позволяет гарантировать соблюдение технологии — даже стремящиеся к оптимизации своего труда сотрудники не смогут «перегнуть палку» и пропустить важный шаг в ходе выполнения задачи. А новичкам наличие чек-листов, в которых четко прописана последовательность всех действий, помогает избежать ошибок

 

На чек-лист надейся

 

Внедрение в работу чек-листов и программных инструментов контроля, конечно, увеличивает эффективность работы и позволяет избежать многих ошибок, однако не решит сразу всех проблем. Очень важную роль играет грамотное руководство бизнесом: внедрение других технологий оптимизации работы, таких, например, как отслеживание местоположения сотрудника на карте, контроль его перемещений и времени, проведённом на рабочем месте.

 

Важно, чтобы сотрудники понимали, что подобные меры внедряются не для ущемления их свобод и прав, а для оптимизации и повышения эффективности рабочего процесса. И что помимо кнута есть и пряник — премии при достижении оговоренных результатов и т.п. Если руководители смогут донести до сотрудников причины внедрения дополнительных инструментов контроля и те преимущества, что это даст бизнесу и им лично, это станет большим подспорьем.

 

Конечно, всегда найдутся те, кто будут противиться применению технологичных средств и станут искать способы их обмануть — с такими людьми ничего сделать нельзя, ведь они думают не о хорошей работе, а о том, как лишний раз не напрячься и обмануть «начальство». Что делать с такими сотрудниками – каждый руководитель решает сам, но, в любом случае, их попытки «мухлевать» не останутся незамеченными.

 

Для тех же, кто может и хочет работать честно, чек-листы станут хорошим и удобным инструментом, который позволяет добиваться высоких результатов, и получать соответствующее вознаграждение.

Всё ещё не уверены?

Испытайте Планадо!

Оставьте заявку и получите бесплатный доступ в облачный сервис Планадо в течение 14 дней.
Вы получите доступ в полную версию Планадо прямо сейчас, как только оставите заявку.

14 дней бесплатно!

Запрос отправлен!


Благодарим за обращение.
Обычно мы предоставляем доступ в демоверсию сразу, но что-то пошло не так и требуется участие наших специалистов. Как только мы подготовим демоверсию, Вам придет электронное письмо с реквизитами для доступа.

Поздравляем, демоверсия создана!

Для активации зайдите в свою почту
email,
найдите письмо от Планадо и перейдите по ссылке.
Ваша демо располагается здесь:

Вы уже создавали демоверсию!

Возможно, вы просто забыли, но вы уже создавали демоверсию Планадо.
Она доступна по адресу .
Укажите имя и фамилию, это поле требует два слова.
Укажите имя и фамилию, это поле требует два слова.
Укажите имя и фамилию на русском языке.
Не указано имя компании
Пожалуйста, укажите номер телефона
Имя домена - это адрес, по которому вы сможете входить в свою демо версию. Например, если вы введете слово "kompaniya", ваш адрес будет:
kompaniya.planadoapp.com
.planadoapp.com
Извините, это имя аккаунта уже занято
Не указано имя аккаунта
Имя аккаунта должно быть не короче 4 и не длиннее 36 символов
Используйте в имени аккаунта только маленькие латинские буквы и цифры
Неверный формат промокода
Этот промокод устарел, извините
Неизвестный промокод, извините
Пожалуйста, подтвердите согласие с политикой конфиденциальности
Извините, по технической причине
письмо не может быть отправлено
Пожалуйста, заполните корректно все поля формы

Обратный звонок

Пожалуйста, укажите ваше имя
и корректный номер телефона
Пожалуйста, подтвердите согласие с политикой конфиденциальности
Пожалуйста, укажите ваш Skype ID
Извините, по технической причине
письмо не может быть отправлено
Сообщение отправлено!
Спасибо за проявленный интерес.
Подтверждаю согласие с политикой конфиденциальности

Получить бесплатный доступ

Пожалуйста, введите правильный email

На этот адрес почты мы отправим ссылку для активации вашего бесплатного демо.